Wirtualne biuro to usługa, która pojawiła się całkiem niedawno na naszym rynku. Sama koncepcja stworzenia adresu wirtualnego jednak pojawiła się już w 1994 roku. Za wirtualne biuro możemy podziękować niejakiemu Ralphowi Gregory.
To on właśnie chciał ułatwić działalność naprawdę wielu przedsiębiorcom. Ralph jako inwestor w zasadzie nie potrzebował codziennie powierzchni biurowej profesjonalnej. Większość czasu spędził na podróżowaniu czy też na pracowaniu z domu. Kiedy tylko dla swojej sekretarki opracował sposób, aby mu płynnie przekazywała swoje telefoniczne rozmowy gdzie tylko się znajdował, zdał sobie sprawę, że wielu specjalistów z podobnego systemu pracy chętnie by skorzystało.
To właśnie doświadczenie doprowadziło Ralpha do uruchomienia całkiem nowej branży. Tak właśnie powstało wirtualne biuro. W roku 1995 założył Intelligent Office, które do dzisiaj istnieje i zapewnia swoim klientom bardzo prestiżowy adres firmy, przestrzeń spotkań, usługi pocztowe oraz także usługi recepcji wirtualnej. Doświadczenie bogate Raplha w bardzo różnych branżach oraz rynkach było cenne jak węgielny kamień we wczesnych dniach tego projektu miało to wpływ na jego sukces obecny. Obecnie to Ralph jest właścicielem radiowych wież, partnerem kapitałowym elektrowni Michigan oraz brokerem w handlu łódkami.
Wirtualne biuro jest dosyć nowym oraz dla wielu terminem nieznanym. Jest to tak naprawdę innowacyjne rozwiązanie administracyjne, które poszukują firmy, jak i także freelancerzy. Wynajem biura wirtualnego poza zyskaniem adresu fizycznego do rejestracji firmy się łączy z wieloma innego rodzaju usługami jak na przykład:
Wielu z nas sobie na pewno zadaje pytanie – po co nam w ogóle biuro wirtualne? Gdy otwieramy swoją działalność jednoosobową gospodarczą czy też kapitałową spółkę zawsze potrzebujemy do procesu rejestracji adres konkretny siedziby firmy.
Niekiedy nasze miejsce zamieszkania nie nadaje się wizerunkowo na siedzibę i co w takiej sytuacji? W takiej właśnie sytuacji przychodzi wirtualny adres, a więc usługa, dzięki której ktoś zupełni inny udostępnia nam swój adres fizyczny, a sekretariat się zajmie przekierowywaniem maili, połączeń czy też faksów. Jak widać są to pomocne usługi, z których chętnie korzysta wielu przedsiębiorców. Nie mamy co do tego żadnych wątpliwości. Te słowa tylko potwierdzają ilości firm, które ochoczo korzystają z usług biur wirtualnych. W zasadzie to z dnia na dzień przybywa zainteresowanych tym osób.
Stare, lecz wciąż aktualne hasło mówi, że w biznesie najważniejsze są 3 rzeczy: lokalizacja, lokalizacja i jeszcze raz lokalizacja. Ta prawda jest jak najbardziej oczywista, jeżeli bierzemy pod uwagę firmy działające w branży handlowej oraz usługowej. Czy jednak to samo możemy powiedzieć o wszystkich innych biznesach, które działają w zupełnie odmiennych segmentach gospodarki? Czy warto dbać o lokalizację swojej firmy, o to, jaki adres widnieje na naszych wizytówkach?
Bez względu na to, w jakiej branży działamy, lokalizacja firmy znacząco wpływa na naszą aktywność gospodarczą. Siedziba naszej firmy to nie tylko miejsce prowadzenia działalności, ale przede wszystkim bardzo ważny element, którego celem jest zbudowanie odpowiedniego wizerunku firmy. W kontaktach biznesowych można zauważyć tendencje, zgodnie z którą to, jaki adres ma firma, stanowi niejako jej wizytówkę. Bez względu na to, czy jesteśmy małą, czy dużą firmą, od odpowiedniej lokalizacji może zależeć to, czy potencjalny klient zechce skorzystać z naszych usług. W końcu siedziba firmy w centrum miasta, a jeszcze lepiej, pod prestiżowym adresem, świadczy o tym, że firma jest godna zaufania. Wzbudza ona, między innymi swoją lokalizacją zainteresowanie klientów, ale też pracowników.
Biuro w centrum miasta jest istotną determinantą tego, czy odniesiemy sukces w naszej branży, czy nie. Niektóre branże, ze względu na swoją specyfikę wybierają swoich kontrahentów właśnie w centrum miasta - dzięki takiemu podejściu do naszej działalności i wynajęciu na przykład wirtualnego biura w centrum dużego miasta, możemy liczyć na większe zainteresowanie ze strony swoich kontrahentów. Co ciekawe, nie jest to tylko domena, która powinna interesować firmy, ale także osoby, które świadczą usługi w ramach wolnych zawodów oraz freelancerów. Lepsza lokalizacja znacząco wpływa na ilość zleceń, które do nas trafia.
Usługa wirtualnego biura w centrum miasta to idealne rozwiązanie dla tych wszystkich osób, które nie mają potrzeby wynajmowania powierzchni biurowej, a chcą promować swoją działalność między innymi poprzez doskonałą lokalizację. W ogólnym rozrachunku wirtualne biuro to bardzo mały koszt, który może przełożyć się na nadzwyczajne zyski. Kolejnym plusem takiego rozwiązania jest możliwość skupiania całej korespondencji w jednym miejscu. My sami swoją działalność możemy prowadzić w całej Polsce, jednak cała korespondencja trafia na adres wirtualnego biura, dzięki czemu po przyjeździe do siedziby osoby obsługujące dane biuro przetrzymują wszystko, co przyszło zaadresowane do nas. Co najważniejsze nie musimy chodzić na pocztę i odbierać listów z pozostawionych u nas druków awizo. W ten sposób zaoszczędzimy masę cennego czasu.
Jest to świetna propozycja zarówno dla małych firm, przedsiębiorstw, które skupiają się na pracy zdalnej, a także dla osób, które pragną rozpocząć pracę na własny rachunek, jednak nie chcą podawać tak wrażliwych danych, jak swój adres zamieszkania jako siedziby firmy.
Utrzymanie stacjonarnego biura stanowi naprawdę spore obciążenie dla firmowego budżetu. Koszty tego typu mogą się okazać szczególnie uciążliwe dla przedsiębiorców młodych, którzy firmy swoje mają od niedawna, a do tego dla osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą oraz działalność dla freelancerów. Jednocześnie, każdy, kto działalność rejestruje, musi podać adres firmy. Wirtualne biura są świetnym rozwiązaniem. Biura wirtualne świadczą usługę taką jak wynajem adresu na siedzibę firmy.
Wirtualne biura cieszą się ogromną popularnością wśród małych oraz także wśród średnich przedsiębiorstw. Chcą dbać o swój wizerunek, a do tego nie chcą ponosić za dużych kosztów, które związane są z utrzymaniem stacjonarnego biura. Jest to zrozumiałe, ponieważ zaoszczędzone pieniądze lepiej będzie wydać na rozwój firmy w jej okresie początkowym. Sama stabilność oraz planowanie rozsądne wydatków pozwoli nam na rozbudowanie firmy w niedalekiej przyszłości. Wirtualne biuro jest popularnym od lat rozwiązaniem.
Wiele osób, które chcą zminimalizować w swojej firmie koszty zastanawia się także nad możliwością wynajęcia biura wirtualnego. Często nie wie jednak, na jakich konkretnych zasadach ono działa oraz zadaje właśnie pytania tego typu. Wirtualne biuro to miejsce, w których możemy zarejestrować swoją firmę i to bez konieczności wynajmowania drogiego lokalu. Oznacza to nic innego jak to, że nasza firma zdobywa bardzo prestiżowy adresy, ale my wcale nie musimy wynajmować lokalu, chociaż możemy oczywiście. Wirtualne biuro zapewnia nam nie tylko sam adres, ale także pełni ono obsługę dla klientów. Chodzi o odbieranie poczty, która przychodzić będzie na ten adres powiadomienia o przesyłkach lub jej skanowanie i przesyłanie na adres mailowy.
Biuro wirtualne na pewno daje nam pełną swobodę. Wielu właścicieli firm nie potrzebuje kompletnie biura, ponieważ po prostu nie przyjmuje klientów. Pracę wykonywać może wszędzie. Jedni wolą biurka domowe, inni kanapę, a jeszcze inni wolą kawiarnię. Dlatego właśnie przestrzeń biura im nie jest kompletnie potrzebna. Mimo to potrzebują dobrego adresu, który pozytywnie wpłynie na postrzeganie ich firmy. Są również tacy przedsiębiorcy, którzy każdego dnia także nie potrzebują przestrzeni stałej biurowej, jednak się zdarzają sytuacje, w których muszą się spotkać z klientem. Wtedy możemy wynająć przestrzeń biurową, która jest w pełni profesjonalna. Możemy wynajmować przestrzeń biurową na dni czy też na godziny.
Na pewno adres prestiżowy zmienia znacznie podejście do firmy danego klienta. Jeśli umawiamy się na spotkanie w samym centrum Warszawy, to klienci mają poczucie, że jest to kontakt z rzetelną oraz dobrą firmą, której na tym zależy, aby była dobrze odbierana. Jeśli chcemy na naszym kliencie zrobić wrażenie, to możemy w zasadzie w dowolnej chwili wynająć zorganizowaną doskonale przestrzeń biurową.
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego jak długo prowadzi już swój biznes, z pewnością chce unikać nadprogramowych kosztów. Posiadanie własnej działalności gospodarczej wymaga sporego nakładu pieniędzy, a jednym z wydatków jest wynajem powierzchni pod biuro. Obecnie jednak biuro stacjonarne wcale nie musi być koniecznością. Ciekawą alternatywą, na którą decyduje się coraz więcej przedsiębiorców jest biuro wirtualne. Czy takie rozwiązanie rzeczywiście się opłaca? Jakie zalety i wady wiążą się z posiadaniem e-biura?
Plusem posiadania biura wirtualnego, który wysuwa się na pierwszy plan jest oczywiście redukcja kosztów. Opłacanie wynajmu biura stacjonarnego i comiesięczne rachunki mogą nieźle uszczuplać budżet. Jednak w wielu wypadkach stała przestrzeń biurowa wcale nie jest potrzebna. Freelancerzy, start-upowcy, a także właściciele małych i średnich firm często pracują zdalnie i nie przyjmują klientów osobiście. W tego typu sytuacjach wirtualne biuro okazuje się najlepszym rozwiązaniem. Koszty takiej usługi są znacznie niższe niż opłaty za wynajem i media w biurze stacjonarnym. Oprócz tego znika potrzeba płacenia za ekipę sprzątającą, czy też zakup mebli i sprzętów biurowych. Wszystkim zajmuje się firma, która świadczy usługę wirtualnego biura. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze można zainwestować w dalszy rozwój swojego biznesu.
Tanie wirtualne biuro jest przeznaczone dla osób, które idą z duchem czasu i chętnie korzystają z innowacyjnych usług. Trzeba jednak pamiętać, że niektórzy dalej są nieufni wobec nowoczesnych rozwiązań i niechętnie podejmują współpracę z firmami, które nie posiadają stałej, stacjonarnej siedziby. Ostatecznie to jednak jakość Twojej pracy zadecyduje o tym, czy wzbudzisz zainteresowanie klientów, dlatego nieufność ta niekoniecznie musi być dużą przeszkodą.
Wirtualne biuro to świetna opcja dla tych, którzy jedynie raz na jakiś czas muszą spotkać się osobiście z kontrahentami lub klientami i potrzebują profesjonalnej przestrzeni biurowej, by zrobić dobre wrażenie. Spotkanie przeprowadzone w luksusowo urządzonym biurze niewątpliwie podniesie Twój prestiż w oczach potencjalnych lub obecnych partnerów biznesowych.
Wirtualne biura często ulokowane są w atrakcyjnej okolicy, na przykład w centrum miasta, co dodatkowo działa na korzyść przedsiębiorcy. Co więcej, kontakt z klientami odbywa się szybko i sprawnie. Nie muszą czekać, aż wyznaczysz im termin i odpiszesz na ich korespondencję. Gdy zajdzie taka potrzeba, zostaje Ci udostępniona przestrzeń biurowa na czas spotkania. Oczywiście istnieje też druga strona medalu. Wirtualne biuro działa w określonych godzinach, dlatego zazwyczaj trzeba zrezygnować ze spotkań w niestandardowych porach, ponieważ możliwości wynajęcia powierzchni są uzależnione od warunków, na których działa wybrana firma.
W profesjonalnym biurze wirtualnym pracuje cała kadra doświadczonych pracowników, którzy mogą przejąć na siebie część Twoich obowiązków. Nawet tanie wirtualne biuro oferuje numer telefonu dedykowany Twojej firmie. Twoi klienci będą obsługiwani w sekretariacie, a odpowiednie osoby zajmą się odbieraniem Twoich telefonów i korespondencji, a także współpracą z urzędami.
Korzystanie z wszystkich tych usług w jednym miejscu, wykonywanych przez wykwalifikowanych pracowników biurowych i księgowych jest niewątpliwie bardzo wygodne i znacznie odciąży Cię psychicznie. Są jednak osoby, które lubią mieć stałą i pełną kontrolę nad każdym aspektem swojej działalności i wolą zajmować się samodzielnie takimi czynnościami. Decyzja w tej kwestii zależy od osobistych preferencji.
Czasem posiadanie wirtualnego biura może wiązać się z częstszymi wizytami Urzędu Skarbowego, które- jak wiadomo- nie należą raczej do przyjemnych. Z drugiej strony, gdy zarejestrowaną siedzibą działalności jest Twoje prywatne mieszkanie, wtedy kontrole te jeszcze bardziej uprzykrzają życie. Pracownicy, którzy zatrudnieni są w firmie świadczącej usługi biurowe są doświadczeni i mają za sobą niejedną taką wizytę, dlatego doskonale wiedzą, jak najlepiej obchodzić się z kontrolerami. Twoja głowa może być więc spokojna.
Korzyści, które płyną z posiadania e-biura jest znacznie więcej niż tylko te wymienione powyżej. Choć rozwiązanie to nie sprawdzi się w każdym wypadku, to często może okazać się najbardziej opłacalnym i wygodnym rozwiązaniem. Kto zazwyczaj korzysta z usług wirtualnego biura?
Każdy przedsiębiorca musi samodzielnie rozważyć wady i zalety posiadania wirtualnego biura i zastanowić się, czy to coś dla niego. Jeśli dojdziesz do wniosku, że nie potrzebna Ci stacjonarna przestrzeń, wtedy wirtualne biuro Warszawa może okazać się strzałem w dziesiątkę!
W czasach, gdy większość spraw można śmiało załatwić przez internet i wszędzie szuka się oszczędności, stacjonarne biuro staje się zbędnym i kosztownym luksusem. Kiedy lepiej skorzystać z możliwości jakie daje nam technologia i zdecydować się na wirtualną siedzibę firmy
Zwykle musi minąć kilka miesięcy, zanim świeżo otworzona działalność gospodarcza zacznie przynosić dochód. Zwłaszcza, jeśli jest to mikro działalność lub działalność jednoosobowa. Nie każdy rozpoczynający własną przygodę z biznesem, posiada lokal, w którym mógłby ją zarejestrować, a nie wszyscy chcą rejestrować działalność we własnym mieszkaniu. Z pomocą przychodzą właśnie wirtualne biura.
Korzystając z usług wirtualnej siedziby firmy po pierwsze otrzymujemy adres, potrzebny do zarejestrowania biznesu w Urzędzie Skarbowym. Sam adres "do wynajęcia" kosztuje zwykle do kilkudziesięciu złotych miesięcznie - w zależności od miasta, w którym działalność rejestrujemy (ceny będą wyższe w Warszawie niż na przykład w Lublinie). Jest to dobre rozwiązanie dla wszelkiego typu freelancerów, sprzedających typowo wirtualne usługi - copywriting, usługi IT czy graficzne. Chętnie korzystają z nich osoby otwierające sklepy internetowe, czy małe firmy planujące otwarcie oddziału w nowym mieście.
Dodatkowo jest to też rozwiązanie dla osób, które z jakiegoś powodu potrzebują wizualnie prestiżowego adresu i zamiast na przykład własnego, po za miastowego zamieszkania. wolą wybrać adres firmy w większym mieście. W przypadku niektórych branż jest to sposób na łatwiejsze pozyskanie kontrahentów.
Wirtualna siedziba firmy to również dobry sposób na pozyskanie kontrahentów z danego regionu - można mieszkać na hali w Bieszczadach i tam projektować grafikę lub tłumaczyć teksty, jednak jeśli adres firmy wskazuje, że znajduje się ona w Warszawie czy Katowicach, łatwiej o kontrahentów z tamtej okolicy. Klienci zwykle szukają usług w swoim własnym mieście - nawet jeśli nie ma potrzeby fizycznego kontaktu z usługobiorcą, bezpieczniej się czują, gdy adres firmy wskazuje na to, że znajduje się ona tuż za rogiem, a nie na drugim krańcu Polski.
Podstawową usługą jest użyczenie adresu - w związku z tym wiadome jest, że na ten właśnie adres przychodzić będzie korespondencja firmowa. Dlatego wraz z adresem otrzymujemy w pakiecie obsługę poczty czyli skany przychodzącej do naszej firmy korespondencji. Rozszerzona wersja "wirtualnego biura" oferuje często pełną obsługę księgową i administracyjną. Wśród często poszukiwanych usług wirtualnej siedziby firmy znajduje się też całkiem niewirtualna przestrzeń biurowa, którą można wykorzystać do pracy a także sala konferencyjna.
Oczywiście w przypadku tych usług koszt wynajęcia wirtualnego biura wzrasta, ale można wykupić je zwykle zarówno w miesięcznym abonamencie, jak i jako pojedynczą usługę dodatkową, jeśli klient jej po prostu potrzebuje.
