Czy biuro wirtualne jest tanie?

Globalny kryzys związany z koronawirusem dość niespodziewanie uderzył w sposób prowadzenia firm. Właściciele podmiotów zatrudniających pracowników zmuszeni byli do przeorganizowania swojej działalności i stworzenia nowych systemów zarządzania biznesem. Bynajmniej nie było to spowodowane wyłącznie obawą o zdrowie, a obowiązkami nakładanymi przez ustawodawcę. Jak z prowadzeniem biura w czasie światowego kryzysu zdrowotnego poradzili sobie przedsiębiorcy?

Prowadzenie biura w dobie pandemii

Branże zamykane z dnia na dzień, nowe obostrzenia i nieustanne zmiany w stanie prawnym wpłynęły na rentowność prowadzenia biur stacjonarnych. Przedsiębiorcom przestało się opłacać, a w wielu przypadkach było wręcz niemożliwe, by prowadzić działalność w sposób tradycyjny. Ustawodawca wymagał m.in. zachowania odpowiednich odległości pomiędzy stanowiskami pracy, czy wdrożenia restrykcyjnych wymogów sanitarnych. W tej sytuacji tanie biuro wirtualne stało się usługą o rosnącej popularności.

Biuro wirtualne, czy stacjonarne?

Podstawowa różnica pomiędzy biurem stacjonarnym i wirtualnym polega na sposobie organizacji pracy. W drugim przypadku każdy z etapów prowadzenia działalności odbywa się zdalnie - zarówno, gdy chodzi o działalność podstawową, jak i księgowość, kadry, finanse, czy obsługę klientów. Zwykle firma zewnętrzna przejmuje obowiązek odbierania telefonów, obsługi księgowej, czy przesyłania korespondencji, co w przypadku jednostek stacjonarnych leży w obowiązkach pracowników biurowych. Ten typ outsourcingu jest prosty, dlatego dla wielu przedsiębiorców pandemia stała się okazją do wypróbowania zdalnej formy prowadzenia biznesu, o której myśleli od dawna. Jak pokazała praktyka, ten model działania firmy stał się na tyle wygodny, by całkowicie zastąpić nim działalność stacjonarną, bądź wprowadzić rozwiązanie hybrydowe.

Mniejsze koszty, większa wygoda

Co stoi za popularnością biur wirtualnych? Wskazuje się tu przede wszystkim na mniejsze koszty. Prowadzenie firmy w sposób zdalny nie wymaga bowiem płacenia czynszu za wynajem biura, czy opłacania mediów. W niektórych przypadkach to także możliwość redukcji zatrudnienia. Usługa biura wirtualnego pozwala bowiem ograniczyć koszty generowane przez pracowników biurowych do minimum. Redukcja wydatków idzie w parze z rosnącym prestiżem. Adres firmy przenieść można do znanego centrum biznesowego, czy luksusowego biurowca, gdzie przedsiębiorcom umożliwia się taką opcję. Fizyczne biuro nie ma tam swojej lokalizacji, jednak firma korzystająca z usługi biura wirtualnego działa pod prestiżowym adresem.

Przedsiębiorcy wskazują ponadto, że biura wirtualne są dla nich wygodną formą prowadzenia działalności. Współpraca z firmą obsługującą działalność biurową polega bowiem na pełnym przeniesieniu obowiązków biurowych na firmę z zewnątrz. Poza korzystaniem z prestiżowego adresu do rejestracji działalności, polegać można na rzetelnej obsłudze klientów, mailów, telefonów, księgowości, a nawet wynajmować sale konferencyjne na spotkania biznesowe. Już teraz obserwować można rosnącą ilość firm, która po znoszeniu obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa nie zamierza wracać do standardowej działalności stacjonarnej.