Biuro wirtualne vs biuro stacjonarne- co jest lepszym rozwiązaniem?

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego jak długo prowadzi już swój biznes, z pewnością chce unikać nadprogramowych kosztów. Posiadanie własnej działalności gospodarczej wymaga sporego nakładu pieniędzy, a jednym z wydatków jest wynajem powierzchni pod biuro. Obecnie jednak biuro stacjonarne wcale nie musi być koniecznością. Ciekawą alternatywą, na którą decyduje się coraz więcej przedsiębiorców jest biuro wirtualne. Czy takie rozwiązanie rzeczywiście się opłaca? Jakie zalety i wady wiążą się z posiadaniem e-biura?

Optymalizacja kosztów

Plusem posiadania biura wirtualnego, który wysuwa się na pierwszy plan jest oczywiście redukcja kosztów. Opłacanie wynajmu biura stacjonarnego i comiesięczne rachunki mogą nieźle uszczuplać budżet. Jednak w wielu wypadkach stała przestrzeń biurowa wcale nie jest potrzebna. Freelancerzy, start-upowcy, a także właściciele małych i średnich firm często pracują zdalnie i nie przyjmują klientów osobiście. W tego typu sytuacjach wirtualne biuro okazuje się najlepszym rozwiązaniem. Koszty takiej usługi są znacznie niższe niż opłaty za wynajem i media w biurze stacjonarnym. Oprócz tego znika potrzeba płacenia za ekipę sprzątającą, czy też zakup mebli i sprzętów biurowych. Wszystkim zajmuje się firma, która świadczy usługę wirtualnego biura. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze można zainwestować w dalszy rozwój swojego biznesu.

Tanie wirtualne biuro jest przeznaczone dla osób, które idą z duchem czasu i chętnie korzystają z innowacyjnych usług. Trzeba jednak pamiętać, że niektórzy dalej są nieufni wobec nowoczesnych rozwiązań i niechętnie podejmują współpracę z firmami, które nie posiadają stałej, stacjonarnej siedziby. Ostatecznie to jednak jakość Twojej pracy zadecyduje o tym, czy wzbudzisz zainteresowanie klientów, dlatego nieufność ta niekoniecznie musi być dużą przeszkodą.

Jak wygląda kontakt z kontrahentami?

Wirtualne biuro to świetna opcja dla tych, którzy jedynie raz na jakiś czas muszą spotkać się osobiście z kontrahentami lub klientami i potrzebują profesjonalnej przestrzeni biurowej, by zrobić dobre wrażenie. Spotkanie przeprowadzone w luksusowo urządzonym biurze niewątpliwie podniesie Twój prestiż w oczach potencjalnych lub obecnych partnerów biznesowych.

Wirtualne biura często ulokowane są w atrakcyjnej okolicy, na przykład w centrum miasta, co dodatkowo działa na korzyść przedsiębiorcy. Co więcej, kontakt z klientami odbywa się szybko i sprawnie. Nie muszą czekać, aż wyznaczysz im termin i odpiszesz na ich korespondencję. Gdy zajdzie taka potrzeba, zostaje Ci udostępniona przestrzeń biurowa na czas spotkania. Oczywiście istnieje też druga strona medalu. Wirtualne biuro działa w określonych godzinach, dlatego zazwyczaj trzeba zrezygnować ze spotkań w niestandardowych porach, ponieważ możliwości wynajęcia powierzchni są uzależnione od warunków, na których działa wybrana firma.

Wygoda i profesjonalizm usług

W profesjonalnym biurze wirtualnym pracuje cała kadra doświadczonych pracowników, którzy mogą przejąć na siebie część Twoich obowiązków. Nawet tanie wirtualne biuro oferuje numer telefonu dedykowany Twojej firmie. Twoi klienci będą obsługiwani w sekretariacie, a odpowiednie osoby zajmą się odbieraniem Twoich telefonów i korespondencji, a także współpracą z urzędami.

Korzystanie z wszystkich tych usług w jednym miejscu, wykonywanych przez wykwalifikowanych pracowników biurowych i księgowych jest niewątpliwie bardzo wygodne i znacznie odciąży Cię psychicznie. Są jednak osoby, które lubią mieć stałą i pełną kontrolę nad każdym aspektem swojej działalności i wolą zajmować się samodzielnie takimi czynnościami. Decyzja w tej kwestii zależy od osobistych preferencji.

Czasem posiadanie wirtualnego biura może wiązać się z częstszymi wizytami Urzędu Skarbowego, które- jak wiadomo- nie należą raczej do przyjemnych. Z drugiej strony, gdy zarejestrowaną siedzibą działalności jest Twoje prywatne mieszkanie, wtedy kontrole te jeszcze bardziej uprzykrzają życie. Pracownicy, którzy zatrudnieni są w firmie świadczącej usługi biurowe są doświadczeni i mają za sobą niejedną taką wizytę, dlatego doskonale wiedzą, jak najlepiej obchodzić się z kontrolerami. Twoja głowa może być więc spokojna.

Wirtualne biuro- tak czy nie?

Korzyści, które płyną z posiadania e-biura jest znacznie więcej niż tylko te wymienione powyżej. Choć rozwiązanie to nie sprawdzi się w każdym wypadku, to często może okazać się najbardziej opłacalnym i wygodnym rozwiązaniem. Kto zazwyczaj korzysta z usług wirtualnego biura?

• osoby, które prowadzą jednoosobową działalność,
• sklepy internetowe,
• freelancerzy,
• początkujący przedsiębiorcy,
• kancelarie podatkowe i prawne,
• agencje marketingowe,
• firmy szkoleniowe,
• pracownicy zdalni,
• spółki zagraniczne, które chcą posiadać zarejestrowany adres w Polsce.

Każdy przedsiębiorca musi samodzielnie rozważyć wady i zalety posiadania wirtualnego biura i zastanowić się, czy to coś dla niego. Jeśli dojdziesz do wniosku, że nie potrzebna Ci stacjonarna przestrzeń, wtedy wirtualne biuro Warszawa może okazać się strzałem w dziesiątkę!